Krok 1 – Automatická agenda před každou poradou: Nejpozději den před meetingem otevřete Claude nebo ChatGPT a zadejte prompt ve stylu: „Jsme tým pěti lidí, příští porada trvá 45 minut. Připrav strukturovanou agendu na téma [vaše téma] s časovými bloky, cílem každého bodu a otázkami pro diskuzi." Výsledek zkopírujete do šablony v Elys Notes, kde ji může tým ještě před poradou okomentovat a doplnit. Tím odpadne improvizace na začátku každého meetingu a všichni přijdou připraveni.

Krok 2 – Živý záznam a přepis během porady: Zapněte nahrávání přes nástroj, který používáte pro videohovory (Teams, Google Meet nebo Zoom – všechny dnes umí automatický přepis). Pokud se scházíte fyzicky, použijte mobilní aplikaci s přepisem v reálném čase, například Otter.ai nebo nativní přepis v telefonu. Výsledný textový přepis poté vložte do Claude s promptem: „Z tohoto přepisu porady vyextrahuj: 1) hlavní rozhodnutí, 2) action items s přiřazenými jmény a termíny, 3) otevřené otázky, které je třeba dořešit. Formátuj jako přehledný zápis." Celý zápis máte hotový do pěti minut po skončení porady.

Krok 3 – Uložení a sdílení v Elys Notes: Hotový AI zápis vložte do dedikované stránky v Elys Notes, kde váš tým má sdílený prostor pro dokumentaci. Elys Notes umožňuje strukturovat zápisy do přehledných bloků, přiřazovat úkoly přímo v textu a vyhledávat napříč všemi zápisem najednou – takže za tři měsíce snadno dohledáte, co bylo rozhodnuto v únoru. Nastavte si šablonu jednou a příště jen duplikujete stránku, doplníte datum a téma. Elys Automate pak může automaticky odeslat odkaz na zápis všem účastníkům do Slacku nebo e-mailu ihned po uložení, takže nemusíte ručně nikoho upozorňovat. 📋

Chyba č. 1 – AI zápis je příliš obecný a nikdo ho nečte: Stává se to, když zadáte přepis Claude bez kontextu. Model neví, kdo je zákazník, jaký je interní žargon firmy ani co jsou vaše priority. Řešení je jednoduché: vytvořte si systémový prompt, který Claude vždy dostane jako kontext – kdo jste, jaké projekty řešíte, jaký formát zápisu chcete a jak označovat prioritu action items. Uložte ho jako text do Elys Notes a při každé poradě ho jen zkopírujete před přepis. Kvalita zápisů se okamžitě zlepší.

Chyba č. 2 – Action items zmizí v zápisu a nikdo je nesleduje: Zápis existuje, ale úkoly z něj nepromptnou nikoho k akci. Nejčastější řešení je ruční přepisování úkolů do project management nástroje – jenže to nikdo nedělá. Místo toho nastavte v Elys Automate jednoduchý workflow: když se v Elys Notes vytvoří nová stránka s tagem „zápis-porady automaticky se z ní extrahují řádky označené jako action item a vytvoří se úkoly v Elys Projects s přiřazenými odpovědnými osobami a termíny. Tento workflow se nastaví jednou a pak běží sám – žádné ruční kopírování žádné zapomenuté úkoly.

Nastavit celý AI systém pro meetingy – od šablon agendy přes automatický zápis až po workflow v Elys Automate – zvládnete sami, nebo vám s tím rádi pomůžeme. Pokud chcete vědět, co konkrétně by dávalo smysl pro váš tým, kontaktujte tým Elys a probereme to spolu. A pokud chcete rovnou vědět, co by vás to stálo, mrkněte na naši online kalkulačku – výsledek máte do dvou minut.