Krok 1 – Připravte zdroje dat na jednom místě. Shromážděte do Elys Data (nebo sdílené složky, ke které má Elys Automate přístup) všechny podklady pro fakturaci: týdenní výkazy práce z Elys Projects, dodací listy, schválené objednávky a případné změnové listy. Klíčové je mít data v konzistentním formátu – ideálně CSV nebo JSON export. Pokud vaši projektoví manažeři vyplňují výkazy ručně v různých šablonách, nechte Claude jednou zformátovat unifikovanou šablonu, která bude závazná pro celý tým: zadejte mu ukázky stávajících výkazů a požádejte ho, aby navrhl jednotný sloupkový formát s povinými poli (zakázka, datum, hodiny, sazba, popis).

Krok 2 – Nechte AI extrahovat a zkontrolovat data. Spusťte v Elys Automate workflow, který každý pátek ve 14:00 automaticky stáhne nová data z Elys Data, předá je ChatGPT (nebo Claude přes API) s příkazem: „Zkontroluj, zda jsou všechny záznamy kompletní, označ chybějící sazby nebo popis práce a vytvoř souhrnnou tabulku fakturovatelných položek per zakázka." AI vrátí strukturovaný JSON s přehledem zakázek, celkovými částkami a případnými varováními – třeba když někdo zapomněl vyplnit sazbu nebo je datum mimo fakturační období. Celý krok trvá méně než 2 minuty.

Krok 3 – Generujte návrhy faktur a odešlete ke schválení. Elys Automate vezme výstup z AI, vyplní předpřipravenou fakturační šablonu (PDF nebo váš účetní systém přes API) a odešle návrh faktury příslušnému projektovému manažerovi do Elys Chat ke schválení jedním kliknutím. Po schválení Elys Automate fakturu odešle zákazníkovi, zaúčtuje ji do Elys Data a zapíše číslo dokladu zpět do Elys Projects k danému projektu. Celý řetězec – od sběru dat po odeslanou fakturu – proběhne bez jediného ručního kopírování. 🎯

Chyba č. 1: AI vygeneruje fakturu s nesprávnou sazbou, protože vstupní data obsahují více verzí sazebníku (různé tabulky z různých let). Řešení: Před spuštěním workflow vždy udržujte jeden autoritativní ceník v Elys Data, na který AI odkazuje. V promptu explicitně uveďte: „Používej výhradně sazebník z tabulky CENIK_2026_PLATNY, jakýkoliv jiný soubor ignoruj." Claude i ChatGPT tuto instrukci respektují spolehlivě, pokud je formulována jednoznačně.

Chyba č. 2: Projektový manažer schválí fakturu „naslepo" bez kontroly, protože mu přijde příliš mnoho notifikací najednou. To vede k fakturám s chybou, které se odhalí až po odeslání zákazníkovi. Řešení: Nakonfigurujte workflow tak, aby notifikace chodila vždy s konkrétním přehledem – celková částka, počet hodin, největší položka – přímo v těle zprávy v Elys Chat. Manažer tak vidí klíčové číslo na první pohled a schvaluje vědomě, ne automaticky.

Nastavení celého workflow v Elys Automate zvládnete i bez programátora – ale pokud chcete mít jistotu, že vám vše funguje od prvního dne a je propojené s vaším účetním systémem, nejrychlejší cesta je kontaktovat tým Elys. Nebo si rovnou spočítejte cenu přes online kalkulačku – a zjistíte, za jak dlouho se automatizace zaplatí z ušetřených 6 hodin týdně.