Schvalování faktur automaticky: 6 hodin týdně zpět
Klíčové poznatky
- →Dedikovaná schránka + Elys Automate trigger = žádná faktura se neztrácí a vše jde do jednoho workflow automaticky.
- →Claude nebo ChatGPT extrahují data z faktury za sekundy a porovnají je s číselníkem dodavatelů v Elys Data – chyba se odhalí dřív, než ji někdo zaúčtuje.
- →Celý proces od přijetí faktury po zaúčtování trvá méně než 4 minuty a ušetří finance týmu 6–8 hodin práce každý týden.
Každý týden to jde dokola: faktura přijde e-mailem, ty ji stáhneš, ručně zkontroluješ čísla, přepošleš ke schválení správné osobě, čekáš na odpověď, relaunch, než ti odepíše, a pak teprve zadáš do účetního systému. Celý tento kolotoč spolehlivě požere 6 až 8 hodin týdně – a přitom jde o práci, kterou dnes z velké části zvládne AI automaticky za vás. 🚀 Automatizovaný schvalovací workflow na fakturách funguje tak dobře, protože faktury mají předvídatelnou strukturu: dodavatel, částka, datum splatnosti, číslo objednávky. AI dokáže tyto údaje spolehlivě rozpoznat, porovnat s existujícími záznamy a předat ke schválení jen tehdy, když je vše v pořádku – nebo naopak okamžitě upozornit, pokud se něco neshoduje. Výsledkem je, že váš tým řeší jen výjimky, ne rutinu.
Jak na to krok za krokem
Krok 1 – Nastavte příjem faktur na jednom místě. Vytvořte dedikovanou e-mailovou schránku (např. faktury@vasefirma.cz) a nakonfigurujte v Elys Automate trigger, který sleduje tuto schránku. Jakmile dorazí nová zpráva s přílohou, workflow se automaticky spustí – příloha se uloží do sdílené složky a metadata e-mailu (odesílatel, předmět, datum) se zalogují do Elys Data, kde máte přehled o všech přijatých dokladech na jednom místě.
Krok 2 – Nechte Claude nebo ChatGPT fakturu přečíst a extrahovat data. Elys Automate pošle PDF faktury přes API do Claude (nebo ChatGPT GPT-4o) s promptem: „Extrahuj z přiložené faktury: název dodavatele, IČO, číslo faktury, datum vystavení, datum splatnosti, celkovou částku s DPH, číslo objednávky a číslo bankovního účtu. Vrať výsledek jako JSON.
Celý výstup se automaticky uloží do Elys Data jako nový záznam a zároveň se porovná s vaším číselníkem dodavatelů – pokud IČO nebo číslo účtu neodpovídá known dodavateli workflow zvedne červený příznak. 🔍 Krok 3 – Automatické směrování ke schválení a zaúčtování. Na základě extrahovaných dat Elys Automate rozhodne, kdo fakturu schválí: faktury do 10 000 Kč jdou rovnou vedoucímu oddělení přes notifikaci v Elys Chat, faktury nad tuto hranici putují finančnímu řediteli. Schvalovatel dostane přehlednou zprávu s vytaženými klíčovými údaji a dvěma tlačítky – Schválit / Zamítnout. Po schválení Elys Automate automaticky vytvoří záznam v účetním systému (např. přes API do Pohody nebo Money S3) a odešle potvrzení dodavateli. Celý proces od přijetí faktury po zaúčtování zvládne workflow za méně než 4 minuty bez jediného ručního kliknutí.
Časté chyby a jak je obejít
Chyba č. 1: Spoléhat na AI extrakci bez ověřovacího kroku. Ani Claude, ani ChatGPT nejsou neomylné – zejména u skenovaných faktur nízké kvality nebo u nestandardních šablon může dojít k chybné extrakci čísla účtu nebo částky. Řešením je zabudovat do workflow automatickou kontrolu: Elys Automate porovná extrahovanou částku s případnou objednávkou v Elys Data a při neshodě větší než 2 % celou fakturu přepošle k ruční kontrole s konkrétní poznámkou, co se neshoduje. Schvalovatel tak nemusí hledat chybu sám – dostane ji naservírovanou.
Chyba č. 2: Schvalovací workflow bez eskalace a termínů. Stává se, že schvalovatel zprávu přehlédne a faktura leží neschválená až do data splatnosti. Nastavte v Elys Automate automatický reminder: pokud faktura není schválena do 24 hodin od odeslání žádosti, přijde schvalovateli připomínka. Pokud nereaguje ani do 48 hodin, workflow automaticky eskaluje na jeho zástupce nebo nadřízeného. Díky tomu se eliminuje situace, kdy firma zaplatí penále za pozdní úhradu jen proto, že mail zapadl ve schránce.
Chcete ušetřit 6 hodin týdně od příštího měsíce?
Automatizace schvalování faktur není projekt na půl roku – s Elys Automate ji dnes nastavíme za jeden pracovní den a výsledky uvidíte hned v prvním fakturačním cyklu. Pokud chcete vědět, jak přesně by workflow vypadal pro vaši firmu a kolik to bude stát, vyzkoušejte naši online kalkulačku, nebo rovnou kontaktujte tým Elys – rádi vám ukážeme živou ukázku na vašich reálných fakturách.
Další články