Krok 1 – Nastavte strukturu pipeline v Elys CRM. Zkontrolujte, že každý lead má vyplněné klíčové pole: datum posledního kontaktu, fázi obchodního procesu (například Nový lead, Prezentace, Nabídka odeslána, Čeká na rozhodnutí) a krátkou poznámku o kontextu jednání. Bez těchto dat nemá AI s čím pracovat – a právě tady většina týmů tahá za kratší konec. Stačí 10 minut s celým týmem na sjednocení pojmenování fází a máte základ, na kterém vše ostatní stojí.

Krok 2 – Propojte Elys CRM s Elys Automate a nastavte spouštěče. V Elys Automate vytvořte workflow, které se aktivuje vždy, když deal zůstane v jedné fázi déle než N dní (například 3 dny po odeslání nabídky bez reakce). Workflow automaticky vytáhne z Elys CRM jméno kontaktu, název firmy, fázi dealu a kontext z poznámky. Tyto informace pak pošle jako strukturovaný prompt do Claude nebo ChatGPT s instrukcí: vygeneruj personalizovaný follow-up email v délce 80–120 slov, přátelský tón, bez tlaku, s konkrétní hodnotou pro zákazníka.

Krok 3 – Nechte AI napsat draft a nastavte schválení. Vygenerovaný email se automaticky uloží jako draft přímo k danému dealu v Elys CRM a obchodník dostane notifikaci v Elys Chat. Obchodník draft jedním kliknutím schválí nebo upraví a odešle – celý proces mu zabere průměrně 90 sekund místo původních 8–12 minut na jeden email. Pro pokročilé týmy doporučujeme přidat do promptu i informace z webové aktivity leadu (například z Elys Analytics), aby AI věděla, jestli si kontakt znovu prohlédl ceník nebo produktovou stránku – to zásadně zvyšuje relevanci zprávy. 🎯 Krok 4 – Měřte a ladění nepřestávejte. V Elys CRM sledujte míru odpovědí na AI follow-upy oproti ručně psaným. Nejlepší týmy po dvou týdnech testování upravují prompt – přidávají specifická odvětvová slovní spojení, mění délku nebo CTA. Claude a ChatGPT reagují na dobře napsané instrukce překvapivě dobře, takže pár minut ladění promptu se vrátí v desítkách lepších emailů každý týden.

Chyba č. 1: Příliš obecný prompt bez kontextu dealu. Spousta týmů pošle do Claude nebo ChatGPT jen fázi dealu a jméno kontaktu a pak se diví, že výstup zní genericky. Řešení je jednoduché – vždy do promptu zahrňte alespoň tři konkrétní detaily: o čem jste na posledním hovoru mluvili, jaký problém zákazník řešil a co bylo domluveno jako next step. Elys CRM na to má pole Poznámka k dealu – stačí, aby obchodníci po každém hovoru napsali dvě tři věty, a AI má dostatek materiálu pro skutečně personalizovaný email.

Chyba č. 2: Automatické odesílání bez lidského oka. Je lákavé nastavit workflow tak, aby emaily odcházely plně automaticky bez schválení – ušetří to čas, ale riskujete, že AI pošle nevhodnou zprávu ve špatnou chvíli, například po tom, co jste si s klientem volali a workflow o tom nevědělo. Zlaté pravidlo pro začátek: vždy nechte obchodníka draft schválit, aspoň první měsíc. Teprve až data potvrdí vysokou kvalitu výstupů, přejděte na plnou automatizaci u vybraných fází pipeline – například u studených leadů ve fázi Nový kontakt, kde je riziko nejnižší.

Nastavit celý follow-up workflow v Elys CRM a Elys Automate zvládne zkušený tým za jedno odpoledne – ale víme, že každá firma má svá specifika, jiné fáze pipeline a jiné zákaznické segmenty. Proto je nejlepší začít krátkým rozhovorem s naším týmem, který vám pomůže vše nastavit přesně na míru. Můžete nás kontaktovat tým Elys nebo si rovnou spočítat investici přes naši online kalkulačku – a první follow-up, který za vás napíše AI, možná přijde dřív, než čekáte.