Krok 1 – Shromážděte suroviny. Otevřete Claude nebo ChatGPT a vložte do chatu vše, co o projektu máte: zadávací e-mail, zápisy z kickoff meetingu, seznam stakeholderů, případně Slack vlákna zkopírovaná do textového souboru. Použijte prompt: 'Jsi zkušený projektový manažer. Z níže uvedených materiálů vytvoř strukturovaný project scope dokument se sekcemi: Cíl projektu, Rozsah prací (in scope / out of scope), Klíčové milníky, Stakeholdeři a jejich role, Otevřené otázky. Piš stručně a jasně, výstupem bude wiki stránka.' Claude je v tomto skvělý – dobře odlišuje fakta od domněnek a upozorní vás, kde v podkladech chybí informace.

Krok 2 – Přeneste výstup do Elys Notes a vytvořte projektovou wiki. Zkopírujte AI výstup do nové stránky v Elys Notes a použijte strukturu: hlavní stránka projektu s podstránkami pro Scope, Rozhodnutí, Rizika a Handover. Každé rozhodnutí stakeholdera, které projde schválením, doplňte ručně nebo přes Elys Automate jako nový záznam do sekce Rozhodnutí s datem, autorem a odůvodněním. Elys Notes umí propojit stránky křížovými odkazy, takže z milníku rovnou prokliknete na detail zadání nebo na zápis z porady, kde byl milník odsouhlasen. 🗂️ Krok 3 – Nastavte automatizaci pro průběžné aktualizace. V Elys Automate vytvořte jednoduchý workflow: kdykoli dorazí e-mail s předmětem obsahujícím název projektu a klíčové slovo 'schváleno' nebo 'změna', spustí se scénář, který přes ChatGPT API extrahuje klíčové rozhodnutí a přidá ho jako nový řádek do sekce Rozhodnutí ve vaší Elys Notes wiki. Celé nastavení trvá přibližně 20 minut a pak pracuje za vás každý den – žádné ruční kopírování, žádné zapomenuté e-maily. Volitelně přidejte notifikaci do Elys Chat nebo Slack, aby tým věděl, že se wiki aktualizovala.

Chyba č. 1 – příliš dlouhý a neudržovatelný dokument. Projekťáci mají tendenci házet do AI všechno včetně střednědobé korespondence a výsledná wiki je pak 30stránkový monolit, který nikdo nečte. Řešení: dejte AI explicitní limit v promptu – například 'Každá sekce maximálně 150 slov, otevřené otázky maximálně 5 položek.' Přehlednost je důležitější než úplnost a Elys Notes umí sekce skrývat, takže detail schováte pod rozbalovací nadpis.

Chyba č. 2 – zapomenutí na 'out of scope'. AI vygeneruje krásný seznam toho, co projekt dělá, ale pokud mu výslovně neřeknete, aby definoval, co projekt nedělá, tato sekce chybí nebo je prázdná. A právě 'out of scope' je to, co vás zachrání při každém scope creep sporu se stakeholderem. Přidejte do promptu větu: 'Sekci Out of scope vyplň i tehdy, kdy z podkladů nevyplývá přímo – formuluj ji jako logické doplnění ke scope, co tedy projekt nezahrnuje.' ChatGPT s tímto zadáním poradí výborně a vy budete mít černé na bílém, kde projekt končí.

Pokud se vám líbí představa, že AI a Elys Notes odvádějí tu nudnou administrativu za vás, zatímco vy se soustředíte na skutečné řízení projektu, pak je čas udělat první krok. Tým Elys vám pomůže nastavit celý workflow – od struktury wiki až po automatizace v Elys Automate – přesně na míru vaší firmě. Stačí nás kontaktovat tým Elys nebo si rovnou spočítat investici přes online kalkulačku. Zvládnete to, slibujeme.