Krok 1 – Sjednoťte příjem dokladů do jednoho místa. Požádejte kolegy, aby všechny účtenky fotili a odesílali na jednu sdílenou e-mailovou adresu nebo do dedikovaného kanálu v Elys Chat. Žádné WhatsApp skupiny, žádné přílohy v náhodných vláknech. Elys Automate pak sleduje tuto schránku a každý nový doklad automaticky stáhne a uloží do připravené složky v Elys Data – vaší centrální tabulce výdajů. Toto nastavení vám zabere zhruba hodinu jednorázově, ale ušetří stovky minut do budoucna.

Krok 2 – Nechte AI přečíst a kategorizovat doklady. Připravte si v Claude nebo ChatGPT prompt, který dostane text extrahovaný z obrázku účtenky (nebo přímo PDF) a vrátí strukturovaný výstup: datum, částka, měna, dodavatel, navrhovaná kategorie výdaje (cestovné, pohostinství, kancelářské potřeby…). Elys Automate tento prompt spustí automaticky pro každý nový doklad a výsledek zapíše zpět do Elys Data jako nový řádek. Celý proces proběhne bez jediného lidského kliknutí do 90 sekund od přijetí e-mailu.

Krok 3 – Nastavte validaci a schvalování. V Elys Data definujte pravidla: výdaje nad 2 000 Kč vyžadují schválení nadřízeného, zahraniční výdaje se označí příznakem pro kontrolu kurzu, duplicitní částky od stejného dodavatele ve stejný den spustí upozornění. Elys Automate odešle schvalovací notifikaci přes Elys Chat přímo odpovědnému manažerovi, který klikne na Schválit nebo Zamítnout. Po schválení ChatGPT automaticky vygeneruje přehledný měsíční výkaz ve formátu připraveném pro váš účetní systém – včetně součtů podle kategorií, středisek a zaměstnanců. 💡 Krok 4 – Exportujte a archivujte bez ruční práce. Elys Automate spustí každý první pracovní den v měsíci export schválených výdajů z Elys Data do CSV nebo XLSX, přiloží naskenované doklady a odešle kompletní balík na účetní oddělení. Zároveň vytvoří záznam v Elys Projects, aby byl auditní stopa vždy dohledatelná. Vy jen zkontrolujete výsledek – celé to trvá méně než 10 minut.

Největší past je přílišná důvěra v OCR bez kontroly. AI zvládne přečíst 95 % účtenek spolehlivě, ale zmačkaný paragon z restaurace nebo bledá kopie pokladního dokladu ji dokáže zmást. Řešení je prosté: v Elys Data přidejte sloupec „Spolehlivost a Claude nebo ChatGPT ať do něj zapíše skóre důvěry (vysoká / střední / nízká). Doklady s nízkým skóre automaticky putují do fronty pro manuální doplnění – takže neztrácíte čas kontrolou všeho ale jen těch pár výjimek.

Druhá chyba je podcenění řízení změny u kolegů. Sebelepší automatizace selže, pokud zaměstnanci stále posílají účtenky pěti různými cestami „protože to tak dělali vždy .

Nezavádějte systém potichu – uspořádejte 15minutový online briefing ukažte kolegům že jde o jejich pohodlí (žádné dohledávání rychlejší proplacení)

a připněte jednoduchý návod do Elys Notes. Firmy které tuto komunikaci udělaly pořádně zaznamenaly 90% míru adopce již v prvním měsíci.

Třetí gotcha se týká měnových kurzů při zahraničních výdajích. AI kategorizuje doklad správně, ale kurz přepočtu závisí na datu platby, ne na datu účtenky – a to jsou někdy různé dny. V promptu pro Claude nebo ChatGPT explicitně zadejte, aby vždy vyplnil datum transakce z výpisu platební karty (pokud je k dispozici), a Elys Automate ať si aktuální kurz ČNB stáhne automaticky přes API. Předejdete tak nepříjemným nesrovnalostem při měsíční závěrce.

Celý popsaný systém lze zprovoznit za jeden pracovní den – a od druhého měsíce ušetří vašemu účetnímu týmu minimálně 5 hodin měsíčně, které můžete věnovat skutečné finanční analýze místo administrativy. Pokud chcete mít jistotu, že nastavení proběhne bez chyb a přesně podle potřeb vaší firmy, kontaktujte tým Elys – rádi vám připraví konkrétní řešení na míru. Nebo si rovnou spočítejte investici přes naši online kalkulačku a zjistěte, jak rychle se automatizace vrátí.