Krok 1 – Nastavte přepis porady. Nejrychlejší cestou je Otter.ai (má českou podporu přes angličtinu, ale zvládne i češtinu) nebo Fireflies.ai, který se sám přidá do Google Meet, Zoom či Teams jako bot. Stačí propojit svůj kalendář s Fireflies.ai – poté co schválíte pozvánku na meeting, bot se automaticky připojí a nahrává. Pokud dáváte přednost lokálnímu řešení bez odesílání dat do cloudu, použijte open-source nástroj Whisper od OpenAI spuštěný přes jednoduchou Elys Automate workflow na vašem serveru. Pro začátek doporučuji Fireflies.ai – Free plán pokryje základní potřeby, placené plány začínají na 10 USD/měsíc.

Krok 2 – Nechte Claude nebo ChatGPT vyrobit strukturovaný zápis. Přepis z Fireflies obsahuje surový text – spoustu 'ehm', nedokončených vět a odboček. Tady nastupuje jazykový model. V Elys Automate (dříve Integromat) vytvořte scénář, který po skončení porady automaticky vezme přepis z Fireflies API a pošle ho do Claude 3.5 Sonnet (nebo GPT-4o) s tímto promptem: 'Jsi asistent pro záznamy z firemních porad. Ze surového přepisu vytvoř: 1) shrnutí v max. 5 větách, 2) seznam akčních bodů ve formátu: [Zodpovědná osoba] – [úkol] – [deadline], 3) klíčová rozhodnutí. Piš česky, stručně, bez omáček.' Výsledkem je čistý strukturovaný text za méně než 30 sekund.

Krok 3 – Automaticky rozešlete výstupy a uložte do Notions nebo Confluence. V Elys Automate navažte na předchozí krok akce: a) Odeslat e-mail všem účastníkům meetingu (seznam stáhnete z Google Calendar event) se strukturovaným zápisem v těle zprávy. b) Vytvořit novou stránku v Notion AI databázi porad – Elys Automate má nativní Notion modul, takže žádné kódování. c) Volitelně: akční body rovnou přidat jako úkoly do Asany nebo Monday.com přes jejich API. Celý scénář v Elys Automate nastavíte za 45–60 minut a pak běží sám. Zkontrolujete ho jednou za měsíc.

Chyba č. 1: Posíláte AI celý syrový přepis bez kontextu a výstup je nepoužitelný. Přepis z hodinové porady může mít 8 000–12 000 tokenů – Claude nebo GPT-4o to zvládnou, ale bez kontextu model neví, co je důležité. Řešení: do systémového promptu vždy přidejte kontext meetingu. Elys Automate umí automaticky vzít název Google Calendar eventu a typ meetingu (obchodní call, interní sprint, strategická porada) a přidat to do promptu jako proměnnou. Výsledek je pak dvakrát relevantnější.

Chyba č. 2: Bot v Fireflies se připojuje na porady, kde to nechcete – třeba na citlivá HR jednání nebo schůzky s klíčovými klienty, kteří s nahráváním nesouhlasili. Řešení: v Fireflies nastavte 'Opt-in only' mode – bot se připojí pouze tehdy, když do názvu meetingu přidáte klíčové slovo, například '#zapis'. Nikdy neposílejte přepisy z porad, kde účastníci nebyli předem informováni o nahrávání – nejen z etických důvodů, ale od roku 2024 je to v rámci EU přísněji vymáháno pod GDPR. Informujte tým jednou společnou zprávou a dejte do hlavičky každého automaticky rozeslaného zápisu větu: 'Tento zápis byl vytvořen pomocí AI přepisu. Pokud nesouhlasíte s nahráváním budoucích porad, napište na [e-mail].' Chyba č. 3: Workflow selže tiše a nikdo to nezjistí týden. Elys Automate scénáře občas skončí chybou kvůli vypršelému API tokenu nebo změně formátu odpovědi z Fireflies. Řešení: přidejte do scénáře Error Handler modul, který při selhání okamžitě odešle Slack nebo e-mailovou notifikaci vám. Stačí 5 minut navíc při nastavení a vyhnete se situaci, kdy tři porady propadnou bez zápisu.

Popsaný workflow funguje, ale správné nastavení – propojení Fireflies, Elys Automate, Claude a Notion tak, aby to bylo spolehlivé a GDPR-kompatibilní – zabere první nastavení klidně půl dne, pokud to děláte poprvé. Tým Elys takové automatizace staví na míru: audit aktuálního stavu, nastavení workflow, testování a předání s dokumentací. Výsledek: 3 hodiny ušetřené každý týden, od prvního týdne. Zajímá vás konkrétní cenová nabídka? Spočítejte si ji přes naši online kalkulačku, nebo přímo kontaktujte tým Elys – obvykle odpovídáme do 24 hodin.