Krok 1 – Příprava agendy před meetingem: Nejpozději den před poradou otevřete ChatGPT nebo Claude a zadejte prompt ve stylu: „Jsem vedoucí marketingového týmu, příští týden máme sprint review. Navrhni strukturovanou agendu na 60 minut pro 6 lidí, zahrň prostor pro retrospektivu, plánování dalšího sprintu a blok na volné otázky.

AI vám vrátí hotovou agendu s časovými bloky kterou stačí zkopírovat do Elys Notes a sdílet s týmem jako pozvánku – každý přijde připravený a meeting nezačne klasickým „takže o čem to dnes vlastně je?

, Krok 2 – Zachycení obsahu během meetingu: Zapněte automatický přepis – funguje skvěle například nativní funkce přepisu v Microsoft Teams nebo Google Meet případně nástroj jako Fireflies.ai. Nemusíte dokonale zapisovat každé slovo stačí mít hrubé poznámky nebo kompletní přepis. Pokud váš nástroj pro videohovory přepis nenabízí jednoduše si otevřete poznámkový blok a rychle zaznamenávejte klíčová rozhodnutí a jména k úkolům – AI si poradí i s tímto.

Krok 3 – Generování zápisu a action items po meetingu: Po skončení vložte přepis nebo své hrubé poznámky do Claude s tímto promptem: „Z následujícího přepisu meetingu vytvoř strukturovaný zápis. Zahrň: hlavní body diskuse, přijatá rozhodnutí, seznam action items ve formátu [úkol – odpovědná osoba – deadline], a otevřené otázky do příštího meetingu.

Hotový zápis nakopírujte do Elys Notes kde ho tým vidí okamžitě může k němu přidávat komentáře a každý si odškrtne své úkoly. Elys Notes umožňuje stránky sdílet celému pracovnímu prostoru takže žádný „přeposílám zápis kdo ho nedostal?

e-mail. 😎 Krok 4 – Automatické připomenutí úkolů: Pokud chcete jít ještě dál, propojte Elys Notes s Elys Automate a nastavte jednoduchou automatizaci: když je v Elys Notes označena nová stránka se štítkem „zápis z meetingu Elys Automate automaticky vytvoří úkoly v Elys Projects a rozešle každému členovi týmu připomenutí s jeho konkrétními action items. Tím eliminujete situaci kdy úkoly „zapadnou a příští meeting začínáte znovu od nuly.

Chyba 1 – AI zápis bez kontroly rovnou rozeslat: Největší past je slepě důvěřovat výstupu AI a zápis hned sdílet bez přečtení. Claude nebo ChatGPT občas zamění jméno, přiřadí úkol špatné osobě nebo vynechá důležité rozhodnutí, které bylo zmíněno jen mimochodem. Řešení je jednoduché: zápis si přečtěte (stačí 3–5 minut), potvrďte, že action items sedí ke správným lidem, a teprve pak ho zveřejněte v Elys Notes. Tato krátká kontrola vám ušetří mnohem větší zmatek later.

Chyba 2 – Mít zápisy rozházené na více místech najednou: Pokud část týmu ukládá zápisy do sdíleného disku, část do Slacku a část do e-mailu, AI vám s efektivitou moc nepomůže, protože nikdo neví, kde hledat. Stanovte jedno místo pravdy – ideálně Elys Notes – a dodržujte ho jako týmové pravidlo. Stačí krátká dohoda na jednom meetingu a konzistentní struktura složek (např. rok / měsíc / název meetingu), aby každý zápis byl k nalezení do 10 sekund.

Nastavit celý proces – od AI agendy přes automatický zápis až po Elys Notes a Elys Automate – zvládnete klidně sami, ale pokud chcete mít jistotu, že to bude fungovat přesně pro váš tým a vaše nástroje, neváhejte kontaktovat tým Elys. Nebo si rovnou spočítejte, kolik vás stávající manuální práce kolem meetingů stojí, v naší online kalkulačce. Tři ušetřené hodiny týdně každého manažera se rychle sečtou – a to ještě nepočítáme, kolikrát vám přesný zápis zachrání situaci při sporu o tom, co bylo vlastně dohodnuto.