Krok 1 – Připravte strukturovaný formulář pro tazatele. Namísto volného pole „poznámky" dejte každému tazateli šablonu se čtyřmi oddíly: odborné dovednosti (1–5), kulturní fit (1–5), komunikace (1–5) a volný komentář (max 150 slov). Šablonu si rychle sestavíte v ChatGPT promptem: „Vytvoř strukturovaný formulář zpětné vazby z technického pohovoru pro pozici [X] – zahrň hodnotící škály a konkrétní otázky ke každé kompetenci." Výsledek zkopírujte do Elys Notes jako sdílený template a tazatelé ho vyplní přímo tam – žádné e-maily, žádné ztracené přílohy.

Krok 2 – Nechte AI agregovat výstupy. Jakmile máte vyplněné formuláře od všech tazatelů (ideálně do 2 hodin po pohovoru), zkopírujte jejich obsah do Claude nebo ChatGPT s promptem: „Toto jsou hodnocení kandidáta [jméno] od tří tazatelů. Vytvoř strukturované shrnutí: (a) průměrné skóre v každé oblasti, (b) body shody, (c) body rozporu, (d) celkové doporučení s odůvodněním." Claude je na tuto analytickou práci obzvlášť silný – drží kontext dlouhých vstupů a jeho shrnutí jsou věcná a dobře argumentovaná.

Krok 3 – Uložte výstup do Elys Notes a nastavte sdílení. Vygenerované shrnutí vložte do připraveného prostoru v Elys Notes – na stránku kandidáta v rámci náborového projektu. Elys Notes umožňuje nastavit přístup přesně pro relevantní osoby: hiring manager, HR business partner, případně vedoucí oddělení. Přidejte tag „rozhodnutí čeká" a nastavte připomínku na 24 hodin – pokud tým neodpoví, Elys Automate může automaticky poslat upozornění na Slack nebo e-mail. Celý proces od prvního vyplněného formuláře po sdílené rozhodnutí trvá při troše cviku méně než 60 minut. 🚀 Krok 4 – Budujte historickou databázi. Každé shrnutí z pohovoru je cenná data. Uchovávejte je v Elys Notes ve strukturované formě a jednou za kvartál je předhoďte ChatGPT nebo Perplexity s otázkou: „Jaké kompetence jsme v posledních 20 pohovorech hodnotili nejhůře? Kde se naše hodnotící škály nejvíce rozcházejí mezi tazateli?" Tohle vám pomůže ladit nejen nábor, ale i samotné tazatele – identifikujete, kdo má tendenci přeceňovat technické dovednosti a podceňovat soft skills, a můžete to adresovat v interním tréninku.

Chyba č. 1 – Tazatelé vyplňují formulář příliš pozdě. Pokud mezi pohovorem a vyplněním formuláře uplyne více než 4 hodiny, klesá kvalita zpětné vazby dramaticky – lidská paměť je nespolehlivá a detaily se ztrácejí. Řešení je jednoduché: nastavte v Elys Automate automatický reminder, který se odešle tazateli přesně 90 minut po skončení naplánovaného pohovoru. Propojení s kalendářem zvládne nastavit i netechnický HR manažer za půl hodiny. Když tazatel ví, že mu přijde připomínka, vyplní formulář na místě – a vy dostanete čerstvá data.

Chyba č. 2 – Přílišná důvěra v AI shrnutí bez kritického přečtení. AI agregace je skvělý nástroj na normalizaci dat, ale není neomylná – zejména pokud tazatelé používali sarkasmus, ironii nebo velmi vágní komentáře. Vždy si vyhraďte 10 minut na přečtení původních formulářů alespoň jedním členem HR týmu, než se shrnutí sdílí s hiring managerem. Přidejte do šablony v Elys Notes pole „ověřeno HR" jako jednoduchý checkbox – tak je vidět, že data prošla lidskou kontrolou, a manažer ví, že může důvěřovat výstupu.

Tohle je jen jeden střípek z toho, co AI a správně nastavená interní dokumentace v Elys Notes dokážou pro váš HR tým udělat. Pokud vás zajímá, jak celý proces propojit – od prvního pracovního inzerátu přes strukturované pohovory až po onboarding nováčka – klidně kontaktujte tým Elys nebo si rovnou spočítejte, co pro vás dává smysl, přes naši online kalkulačku. Rádi vám ukážeme, jak to konkrétně nastavit pro váš tým.