Krok 1 – Exportujte kontext klienta z Elys CRM. Otevřete kartu klienta v Elys CRM a zkopírujte celou historii: poznámky z prohlídek, e-mailovou komunikaci, štítky nemovitostí, které jste mu posílali, a aktuální fázi v pipeline. Nemusíte nic formátovat – stačí surový text. Pokud karta obsahuje více než 2 000 slov, vyberte jen záznamy z posledních 60 dní; starší kontext AI stejně odfiltrovává jako méně relevantní.

Krok 2 – Nechte Claude nebo ChatGPT sestavit handover brief. Vložte zkopírovaný kontext do Claude (verze 3.7 nebo novější) nebo ChatGPT s tímto promptem: „Jsi asistent realitní kanceláře. Z následující historie klienta sestav strukturovaný handover brief v češtině: (1) profil klienta a jeho požadavky, (2) dosavadní průběh spolupráce a klíčové milníky, (3) otevřené otázky a sliby, (4) doporučený další krok s navrženým termínem." Za méně než 90 sekund máte čistý dvoustránkový dokument, který nový makléř přečte za pět minut.

Krok 3 – Uložte brief zpět do Elys CRM a nastavte automatický follow-up. Vložte vygenerovaný brief jako interní poznámku na kartu klienta v Elys CRM a přiřaďte ji novému odpovědnému makléři. Následně použijte Elys Automate, aby systém automaticky naplánoval první follow-up e-mail novému makléři – například 24 hodin po přiřazení. Pro samotný text follow-up e-mailu klientovi lze znovu využít ChatGPT: stačí mu dát brief a požádat ho o přátelský uvítací e-mail v tónu vaší kanceláře. Celý proces tak běží napůl automaticky a vy máte jistotu, že na klienta nikdo nezapomene. 🎯 Krok 4 – Verifikujte a personalizujte. Než brief nebo e-mail odešlete, vždy ho projděte lidským okem. AI občas zkomprimuje detail, který je pro klienta klíčový – například konkrétní námitku vůči určité lokalitě nebo preferovaný čas prohlídek. Upravte tyto detaily ručně a brief uložte jako finální verzi. Perplexity se hodí pro rychlé ověření tržních dat zmíněných v briefinku – stačí zadat adresu nebo lokalitu a za chvíli víte, zda ceny v textu odpovídají aktuálnímu trhu.

Chyba č. 1: makléři dávají AI příliš málo kontextu a pak se diví, že brief je vágní. AI potřebuje alespoň základní historii – ideálně 5–10 konkrétních zápisků nebo e-mailů. Pokud máte v Elys CRM kartu klienta s jednou větou „volal, zájem o 3+1 výsledek bude tomu odpovídat. Řešení je jednoduché: navyknout celý tým psát stručné ale konkrétní záznamy po každém kontaktu – stačí tři věty o tom co klient řekl co chce a jaký je další krok.

Chyba č. 2: handover se dělá jen při absenci makléře, ne rutinně. Nejlepší kanceláře používají AI handover brief jako standardní součást onboardingu každého nového klienta – nejen při interním předávání. Tím vzniká živý dokument, který se průběžně aktualizuje a vždy odráží aktuální stav. Nastavte v Elys Automate připomínku jednou za 30 dní: „Aktualizuj handover brief klienta X." Za pět minut práce s AI máte stále čerstvý přehled, který zachrání situaci kdykoliv.

Nastavení AI handoveru v Elys CRM včetně automatických připomínek v Elys Automate zvládnete rychleji, než čekáte – zvláště pokud vás provede někdo, kdo to už dělal. Kontaktujte tým Elys a my vám ukážeme, jak celý workflow nastavit přesně pro vaši kancelář, nebo si rovnou spočítejte investici přes naši online kalkulačku. Váš tým si zaslouží systém, který funguje i když nejste u stolu.